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Das WBS ist ein Werkzeug, mit dem man die hierarchische Verteilung von Verantwortlichkeiten und Arbeiten innerhalb eines Projekts definieren kann. Es wird entwickelt, indem man zunächst die oberste Ebene von Arbeit in einem Projekt identifiziert. Diese zentralen Aufgabenblöcke werden dann in kleinere Einheiten heruntergebrochen. Die Unterteilungen werden so lange fortgesetzt, bis der notwendige Detaillierungsgrad erreicht ist. Die Endeinheiten des WBS werden dann die Vorgänge innerhalb eines Projekts. Nachdem es implementiert wurde, ermöglicht das WBS auch ein Berichtswesen auf unterschiedlichen Ebenen.
Darstellung einer Projektstruktur. Diese Darstellung kann nach dem Aufbau (Autbaustruktur), nach dem Ablauf (Ablaufstruktur), nach Grundbedingungen (Grundstruktur) oder nach sonstigen Gesichtspunkten (Mischformen) erfolgen (DIN 69 901).